Hạch toán các hình thức thanh toán tại siêu thị

Hỏi: hạch toán cho các Hoạt động bán hàng tại siêu thị:

1/ Thanh toán bằng voucher

2/ Thanh toán bằng điểm tích lũy

3/ Thanh toán bằng phiếu mua hàng do siêu thị phát hành

4/ Hạnh toán hàng tặng kèm nhưng tách ra bán (vd: mua 1 túi bột giặt tặng miễn phí 1 chai nước rửa chén)

5/ Khách mua hàng đã xuất hóa đơn xong tuần sau khách đổi hàng khác

Trả lời:
Lưu ý rằng chúng ta đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026) và các quy định về thuế hiện hành (Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Thông tư 99 trao quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc thiết kế tài khoản và chứng từ, nhưng phải đảm bảo phản ánh đúng bản chất giao dịch,.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Thanh toán bằng Voucher (Phiếu quà tặng của bên thứ 3 như GotIt, Sodexo…)

Đây là trường hợp siêu thị chấp nhận phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, chúng ta sẽ thu tiền từ đơn vị phát hành voucher sau.

• Bản chất: Ghi nhận doanh thu ngay, khoản tiền chưa thu được treo vào công nợ phải thu.

• Hạch toán:

    ◦ Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng – Chi tiết theo đơn vị phát hành Voucher): Mệnh giá voucher.

    ◦ Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Giá chưa thuế.

    ◦ Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Theo thuế suất quy định.

• Khi đơn vị phát hành voucher thanh toán tiền cho siêu thị:

    ◦ Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).

    ◦ Có TK 131 (Phải thu khách hàng).

2. Thanh toán bằng điểm tích lũy (Khách hàng thân thiết)

Theo nguyên tắc kế toán và Chuẩn mực kế toán (liên quan đến doanh thu chưa thực hiện/chương trình khách hàng truyền thống), khi khách hàng tích điểm, chúng ta đã tách một phần doanh thu để ghi nhận vào “Doanh thu chưa thực hiện”. Khi khách dùng điểm để thanh toán, chúng ta thực hiện ghi nhận doanh thu đó.

• Tại thời điểm khách mua hàng và tích điểm (Trước đó):

    ◦ Chúng ta đã ghi nhận: Nợ 111/112, Có 511, Có 3331 và Có 3387 (Doanh thu chưa thực hiện – Giá trị điểm thưởng). (Lưu ý: Thông tư 99/2025/TT-BTC có đề cập việc đổi tên TK 3387, bạn cần cập nhật theo danh mục tài khoản mới của công ty).

• Tại thời điểm khách dùng điểm để thanh toán (Nghiệp vụ bạn hỏi):

    ◦ Bản chất: Chuyển từ Doanh thu chưa thực hiện sang Doanh thu thực hiện.

    ◦ Hạch toán:

        ▪ Nợ TK 3387 (Doanh thu chưa thực hiện – phần điểm khách dùng).

        ▪ Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ).

    ◦ Lưu ý thuế: Giá tính thuế GTGT thực hiện theo quy định tại thời điểm bán hàng gốc.

3. Thanh toán bằng Phiếu mua hàng (Gift Voucher) do siêu thị phát hành

Đây là trường hợp khách hàng hoặc đối tác đã trả tiền trước để mua Phiếu này (Pre-paid).

• Giai đoạn phát hành phiếu (Thu tiền trước):

    ◦ Nợ TK 111/112.

    ◦ Có TK 3387 (Doanh thu chưa thực hiện) hoặc Tài khoản công nợ phải trả (TK 331/338) tùy theo chính sách quản lý nội bộ.

• Giai đoạn khách dùng phiếu thanh toán (Nghiệp vụ bạn hỏi):

    ◦ Hạch toán:

        ▪ Nợ TK 3387 (hoặc TK công nợ đã treo khi phát hành).

        ▪ Có TK 511 (Doanh thu bán hàng).

        ▪ Có TK 3331 (Thuế GTGT).

    ◦ Lưu ý: Thời điểm xác định thuế GTGT là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa (khi khách dùng phiếu đổi lấy hàng), không phải lúc bán phiếu.

4. Hàng tặng kèm nhưng tách ra bán (Ví dụ: Mua 1 bột giặt tặng 1 nước rửa chén)

Đây là hình thức khuyến mại “bán hàng có kèm theo hàng hóa không thu tiền”. Nếu chương trình này tuân thủ pháp luật về thương mại (có đăng ký/thông báo với Sở Công Thương), giá tính thuế của hàng tặng là bằng 0.

• Về Hóa đơn:

    ◦ Xuất hóa đơn thể hiện cả 2 mặt hàng: Bột giặt (có giá tiền), Nước rửa chén (giá tính thuế = 0, thành tiền = 0).

• Về Hạch toán Kế toán:

    ◦ Ghi nhận Doanh thu: Ghi nhận tổng số tiền thu được từ khách hàng vào doanh thu bán hàng (thường phân bổ cho mặt hàng chính hoặc ghi nhận tổng).

        ▪ Nợ TK 111/112: Tổng tiền thu.

        ▪ Có TK 511: Giá bán bột giặt.

        ▪ Có TK 3331: Thuế GTGT của bột giặt.

    ◦ Ghi nhận Giá vốn (Quan trọng): Phải ghi nhận giá vốn của cả 2 mặt hàng (vì hàng tặng cũng là hàng tồn kho mất đi).

        ▪ Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán).

        ▪ Có TK 156 (Bột giặt).

        ▪ Có TK 156 (Nước rửa chén – hàng tặng).

5. Khách mua hàng đã xuất hóa đơn, tuần sau đổi hàng khác

Trường hợp này được coi là điều chỉnh hóa đơn hoặc trả lại hàng bán theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung một số điều bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và các văn bản hướng dẫn mới nhất,.

Quy trình xử lý:

1. Lập văn bản thỏa thuận: Ghi rõ nội dung sai sót/lý do đổi trả (trả lại hàng A, lấy hàng B).

2. Xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:

    ◦ Siêu thị lập hóa đơn điều chỉnh giảm (hoặc hóa đơn trả lại hàng) cho mặt hàng cũ.

    ◦ Lập hóa đơn mới cho mặt hàng khách lấy mới.

    ◦ Lưu ý: Theo quy định mới tại Nghị định 123 sửa đổi, việc trả lại hàng hóa cũng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Hạch toán:

• Bước 1: Ghi nhận hàng trả lại (Mặt hàng cũ):

    ◦ Nợ TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu) hoặc Nợ TK 511 (theo Thông tư 99 có thể ghi giảm trực tiếp doanh thu nếu DN áp dụng).

    ◦ Nợ TK 3331 (Giảm thuế GTGT đầu ra).

    ◦ Có TK 111/112/131 (Số tiền trả lại khách hoặc cấn trừ).

    ◦ Đồng thời nhập kho hàng trả lại: Nợ TK 156 / Có TK 632.

• Bước 2: Ghi nhận bán hàng mới (Mặt hàng mới):

    ◦ Nợ TK 111/112/131 (Thu tiền hoặc cấn trừ).

    ◦ Có TK 511.

    ◦ Có TK 3331.